Un logiciel GTA pour PME permet de digitaliser la gestion des temps, des congés et des absences afin de remplacer les feuilles volantes et les tableurs par un fonctionnement plus collaboratif. Au-delà du suivi des demandes, la gestion des temps et des activités peut également couvrir la présence, la planification des équipes, le télétravail ou encore le suivi des activités. Pour les PME qui souhaitent intégrer ces processus à leur SIRH, Nibelis propose notamment un module GTA au sein de sa plateforme unifiée.
- Pourquoi adopter un logiciel GTA pour PME ?
- Mieux gérer les congés et les absences au quotidien
- Étendre la GTA à la présence et à l’organisation des équipes
- Nibelis : une GTA intégrée à une plateforme Paie et RH
- Quels critères considérer dans une approche GTA ?
- Logiciel GTA pour PME : vers une gestion RH plus intégrée
Pourquoi adopter un logiciel GTA pour PME ?
La gestion des temps et des activités concerne plusieurs dimensions du quotidien des entreprises : les congés, les absences, la présence des collaborateurs, la planification des équipes ou encore le suivi de certaines activités. Lorsque ces informations reposent sur des feuilles volantes ou des tableurs, leur gestion reste dispersée entre différents supports.
Un logiciel GTA pour PME apporte une réponse à cet enjeu en digitalisant la gestion des temps. L’objectif est notamment de rendre ces processus plus collaboratifs et de centraliser les usages associés au sein d’un environnement dédié.
Ce qu’un logiciel GTA pour PME peut centraliser
La GTA ne se limite pas à enregistrer des jours de congé. Selon le périmètre fonctionnel retenu, elle peut accompagner plusieurs processus complémentaires et donner aux équipes RH, aux managers et aux collaborateurs un cadre commun pour gérer les temps.
- Congés et absences : optimiser leur gestion et faciliter leur traitement.
- Présence : disposer d’un outil permettant de piloter la présence des collaborateurs.
- Planification : accompagner l’organisation des équipes.
- Télétravail : assurer son suivi dans le cadre de la gestion des temps.
- Activités et missions : permettre une analyse plus fine des activités réalisées.
- Délégations IRP : gérer les temps associés aux représentants du personnel.
Cette approche élargie permet de considérer la GTA comme une composante du système d’information RH, et non comme un simple outil consacré aux demandes de congés.
Mieux gérer les congés et les absences au quotidien
Les congés et les absences constituent une fonction centrale de la gestion des temps. Leur digitalisation permet de sortir d’une organisation fondée sur des supports épars pour les intégrer à un processus collaboratif.
Pour une PME, cette centralisation est particulièrement intéressante lorsque plusieurs acteurs interviennent dans le processus. Les collaborateurs ont besoin d’un accès simple aux services RH, tandis que les managers doivent pouvoir intervenir dans la validation des demandes. La fonction RH conserve, de son côté, une vision intégrée des informations nécessaires à son activité.
À retenir : une approche GTA cohérente ne consiste pas uniquement à numériser un support existant. Elle vise également à organiser la circulation des informations entre collaborateurs, managers et fonction RH.
Cette logique peut être renforcée lorsqu’elle s’inscrit dans un environnement proposant des fonctions de self-service RH. Les collaborateurs disposent alors d’un portail pour accéder à leurs documents et informations RH, tandis qu’un portail manager permet à l’encadrement de participer aux processus RH et à la validation des demandes.
L’accessibilité constitue également un élément du fonctionnement quotidien. Dans l’environnement Nibelis, le Self-Service RH est accessible depuis un navigateur ainsi que via une application mobile, ce qui contribue à décentraliser les processus RH.
Étendre la GTA à la présence et à l’organisation des équipes
Une gestion des temps structurée peut aller au-delà du traitement des absences. Le pilotage de la présence et la planification des équipes font également partie du périmètre d’une GTA complète. Ces fonctionnalités donnent une dimension plus opérationnelle à l’outil en rapprochant les données de temps des besoins d’organisation.
Le suivi du télétravail s’intègre lui aussi à cette logique. La GTA permet ainsi de prendre en compte différentes modalités d’organisation du travail au sein d’un même environnement de gestion.
Le suivi peut également porter sur les activités ou les missions. Cette dimension permet d’analyser plus finement les activités réalisées, en complément des informations relatives à la présence ou aux absences. Enfin, la gestion des délégations IRP apporte une fonction dédiée aux représentants du personnel.
Une GTA connectée aux autres processus RH
Pour une PME, l’enjeu peut donc être de ne pas isoler la gestion des temps du reste des processus RH. Les informations administratives, la paie, les services accessibles aux collaborateurs et managers ou encore les outils de pilotage appartiennent à un même environnement fonctionnel lorsqu’ils sont réunis dans un SIRH intégré.
Cette continuité permet d’aborder la GTA comme une brique d’une organisation RH plus large. Le choix d’un outil peut ainsi tenir compte non seulement de la gestion des congés, mais également de la manière dont celle-ci s’articule avec les autres fonctions utilisées par l’entreprise.
Nibelis : une GTA intégrée à une plateforme Paie et RH
Nibelis est un éditeur français spécialisé dans les solutions de Paie et de Ressources Humaines en Cloud SaaS. Son offre s’adresse principalement aux PME et ETI de 50 à 5 000 salariés et repose sur une plateforme unifiée associant plusieurs verticales fonctionnelles.
Parmi celles-ci figure une suite de Gestion des Temps et des Activités. Elle a été conçue pour digitaliser la gestion des temps de manière collaborative et remplacer notamment les feuilles volantes et les tableurs. Son périmètre comprend l’optimisation des absences et des congés, le pilotage de la présence, la planification des équipes, le suivi du télétravail, l’analyse des activités ou missions et la gestion des délégations IRP.
L’intérêt de cette organisation tient aussi à l’intégration de la GTA dans un ensemble fonctionnel plus vaste. La plateforme Nibelis comprend six grandes verticales : Paie et Administration du personnel, Gestion des Temps et des Activités, Gestion des Talents, Dématérialisation, Self-Service RH et Pilotage et Décisionnel.
La Paie et l’Administration du personnel constituent le cœur du système. Nibelis s’appuie sur son propre moteur de paie, qui automatise les calculs, modélise les règles conventionnelles et intègre notamment la gestion de la rétroactivité. Le volet administratif comprend également des fiches salariés personnalisables, des alertes sur les échéances ainsi qu’un reporting proposant plus de 120 états standards.
La GTA peut ainsi prendre place dans un environnement où les collaborateurs et les managers disposent également de services dédiés. Le portail collaborateur favorise l’autonomie pour l’accès aux documents et aux informations RH, tandis que le portail manager accompagne l’encadrement dans la politique RH et la validation des demandes.
Nibelis propose par ailleurs trois niveaux d’accompagnement pour la paie : une gestion autonome, une gestion accompagnée avec l’assistance d’un consultant dédié et une gestion déléguée ou externalisée, dans laquelle les traitements de paie et les déclarations sont confiés à un gestionnaire Nibelis.
Quels critères considérer dans une approche GTA ?
Le périmètre d’une solution de gestion des temps mérite d’être examiné à partir des usages réellement nécessaires à l’entreprise. Une PME souhaitant principalement mieux organiser les congés et les absences n’a pas nécessairement la même approche qu’une organisation qui souhaite également suivre le télétravail, planifier les équipes ou analyser les activités.
La place accordée aux collaborateurs et aux managers constitue également un point important. Une GTA collaborative s’inscrit plus naturellement dans les usages lorsque les salariés peuvent accéder aux informations qui les concernent et lorsque les managers disposent des moyens nécessaires pour intervenir dans les processus de validation.
- La gestion des congés et des absences.
- Le pilotage de la présence.
- La planification des équipes.
- Le suivi du télétravail.
- Le suivi des activités ou des missions.
- La gestion des délégations IRP lorsque ce besoin existe.
- L’accès des collaborateurs aux services RH.
- La participation des managers aux processus de validation.
- L’intégration de la GTA aux autres fonctions du SIRH.
L’intégration avec les autres domaines RH peut enfin orienter la réflexion. Une plateforme unifiée peut réunir la GTA avec la paie et l’administration du personnel, les talents, la dématérialisation, le self-service ou les outils de pilotage. Cette approche permet d’envisager la gestion des temps comme une partie d’un système RH cohérent plutôt que comme un processus indépendant.
Logiciel GTA pour PME : vers une gestion RH plus intégrée
Choisir un logiciel GTA pour PME revient d’abord à déterminer le périmètre des processus de temps à digitaliser. Les congés et les absences en constituent un élément essentiel, mais la présence, la planification, le télétravail, les activités ou les délégations IRP peuvent également entrer dans cette organisation.
Une solution intégrée à un SIRH permet en outre de replacer ces processus dans un environnement RH plus large. Avec son module de Gestion des Temps et des Activités associé à ses fonctions de Paie, de Self-Service RH et de pilotage, Nibelis illustre cette approche unifiée de la gestion des ressources humaines. Pour une PME, l’enjeu consiste ainsi à retenir un logiciel GTA adapté à ses usages tout en considérant son articulation avec l’ensemble de ses processus RH.